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说努力前,先了解你的效率风格

2020-08-14 19:31:11 作者:桃子冰 来源:趁早SHAPEYOURLIFE 阅读:载入中…

说努力前,先了解你的效率风格

  工作效率专家Carson Tate曾经有过一个有趣比喻,她形容生活中的无数个目标就像一个个色彩斑斓气球

  假设我们一只手一次只能抓住一个气球第三只气球过时,要么只能眼睁睁着他飞走,要么就需要放开现有的气球。

  太多的气球构成生活中的无数诱惑

  于是我们总是希望写下更多的计划,将时间无缝对接企图抓住更多的气球

  但这样的后果就是,一不小心就会陷入“忙碌”的幻觉计划列了一大堆,日程排得满满当当,但是完成情况不容乐观

  而且,有时候我们会为自己没有行动感焦虑不安,无法完成的负面情绪影响后面计划的完成情况,久而久之形成恶性循环

  为什么计划罗列了这么多,却总是完不成?

  01

  你无需完成清单上的所有任务

  事无巨细地将任务都写下来有利于我们观察阶段处境,也可以帮助我们更好地规划,防止遗漏

  但是,有些任务是不需要现阶段就立即完成的事情

  如何处理部分事情,是我们如何利用好“todo-list”的关键

  潇洒姐曾经说过,“一天24小时之内,你的内之中,永远优先级,而你一定会为其排序。

  把黄金时间留给优先级的任务,找到自己一天中最高效的时间段,然后把优先的任务解决掉。

  在这个过程中,一定要专注地完成最重要的任务,而非多线作战。

  明尼苏达大学商学院教授Sophie Leroy,在一篇09年的论文中,提出了一个概念,叫做注意力残留(Attention residue)。

  他指出,人脑就像电脑一样,每运行一件事情就会占用一定的内存

  当你从一项未完成的任务A,切换到任务B时,由于A还没有做完,你的大脑中会有一部分资源,仍然在对A进行处理和运算,你会抑制不住地回想到任务A,从而影响你对于任务B的专注。

  这部分仍然在处理任务A的资源,就叫做「注意力残留」。

  一方面,「注意力残留」会占用我们大脑的认知资源,降低对任务B的投入程度

  另一方面,「注意力残留」会在我们的认知中造成多目标焦虑,影响我们投入任务时的心态

  因此,学会排序并在必要阶段屏蔽掉一些任务很重要。

  那些当天没有完成的事项,请告诉自己:这没什么大不了的。不要把未完成的任务当做压力,因为,这些任务只是在等待属于优先级的那一天。

  02

  了解自己的工作“效率风格

  Carson Tate基于对“个人生产效率”(personal pro)数年的研究,提出了“效率风格”的概念。

  她认为,不同的人有着自己惯常的处理任务的风格。因此,并没有一种提高效率的方式可以适用于所有人,只有先了解自己和他人的效率风格,才能了解自己完成任务的方式和自身的优势劣势

  她将人们大概分为4种效率风格,并表明,一个人可能主要表现为某一种效率风格,也可能是几种风格的混合。

  看看你倾向于哪一类:

  排序者(Pr)

  排序者一般都是以目标为导向,拥有分析、实证、数据支撑的思维方式的人。

  他们一般能够准确大量的完成工作,且能够有效的为任务分出轻重缓急。

  他们热爱批判性分析;激烈的、基于事实的辩论;聪明而有效地利用时间;讨厌无意义的闲聊;信息/指令的不准确或错漏,喜欢直接提问、即时沟通。

  他们的叙述方式往往是清晰、有逻辑的喜欢用专业术语和缩略词。但他们通常不太擅长情感类的沟通,可能会难以考虑到他人的感受。

  Facebook 首席运营官雪莉·桑德伯格(Sheryl Sandberg)和Google第一位产品经理&首位女工程师玛丽莎·梅耶尔(Mar),都是这类人。

  计划者(Planner)

  如果说排序者注重目标及结果,计划者就是重视执行过程的人。

  他们一般都是细节控,喜欢严格遵守规则和标准,有条不紊地完成任务,“拖延”两个字在计划者的字典里几乎不存在。

  在沟通方式上,他们习惯使用精确、谨慎的表述,叙述使用完整的句子或段落。

  秩序可以为计划者带来安全感,因此,他们在执行过程中会稍显死板,或者无法从更大的视野上去考虑问题,对于问题过于拆分,而不够宏观。

  英国前首相玛格丽特·撒切尔就是典型的计划者。

  统筹者(Arranger)

  统筹者常常充满热情,他们是情感导向的工作者。

  他们通常会站在他人角度上考虑他人的感受和情绪,善于人际沟通和说服,相当于整个电影中的“制片人”。

  统筹者擅长协调团队互动、调节气氛,建立人际关系,推销和说服他人,一般与统筹者共事都是比较舒服的。

  但他们可能会有缺乏理性分析、逻辑思考的问题,有时他们也会因为太想要获得一个考虑到各方感受的解决方案,而忽略掉主要因素。

  代表人物有诺贝尔和平奖的获得者特蕾莎修女。

  构想者(V)

  构想者是创新导向的人,擅长推动创新、建立未来的图景,喜欢开放地、整合地思考,识别出新的机会,喜欢挑战。

  他们讨厌重复、缓慢的进度,死板、高度结构化的计划,讨厌过于追求细节和数字,以及被告诉“你不能做……”或者“我们一直都是这么做的”。

  在沟通方式上,他们喜欢抽象、概念化的叙述方式,会用“想象”、“看见”、“预期”这样的词,善于使用比喻。

  但他们可能不擅长具体的复杂任务,会忽略执行中的细节。

  我们熟知的爱因斯坦,毕加索,达·芬奇,史蒂夫·乔布斯,都是“构想者”。

  Carson Tate认为,了解自己的效率风格,你就会明白为什么自己会拥有和他人完全不同的目标,以及达成计划时不同的路径与风格。并以此来分析自己擅长什么样的工作或任务,发挥自己的长处来提升效率。

  同时,你也可以观察周围人的效率风格,从而帮助你更好地与他人进行合作或互助。

  03

  学会“简单且真诚地”面对任务

  不管你属于哪种效率风格,想要切实提高效率,都需要不断地摸索适合自己的方式,以下有几个认知层面的小tips,希望对你有帮助。

  意志力是有额度的

  在《自控力》一书中,作者将“意志力”确定为一种消耗品——像肌肉一样,科学锻炼就会越来越强,反之长期涣散,肌肉就会消失甚至萎缩。

  正是如此,你的每次坚持,都可以视为“意志力”得到锻炼。“每天花5分钟的时间做冥想练习,可以提升你的自控力和注意力。”

  当然,意志力不是无限的,它需要消耗身体的能量,也需要劳逸结合。

  所以,要求时时自律这件事本身就是无法实现的,尽可能少的挑战自己的意志力,比如“减肥时就不要囤大量的零食,或将零食放在自己看不见的地方”,这样就可以尽可能减少消耗自己减肥的意志,从而更容易成功。

  建立“对正面行为的成瘾”

  “正面成瘾”(positive a)的概念,由心理学W Glasser提出。他认为人们也会形成对正面行为的成瘾,而这对我们是有积极意义的。

  与负面的成瘾不同,正面沉溺的程度是适度的,它往往限制在一个时间段内,只针对某种行为而言,而并不会统领或控制你的整个人生

  当目标细化到更容易实现时,我们做完的满足感会让我们更好地去完成剩余的工作,也就是我们常说的“正向反馈”。

  长此以往,我们的大脑会更愿意去不断地完成,获得奖励。

  必要时,跳出规则

  现实生活中,当我们准备完成某个计划,我们通常都预想了一条有序推进的道路。

  从起点A,到终点B,一条直线,简单明了。

  但实质上,事物的完成并不是线性的,在真实情况下,过程曲折如下棋一般,不同玩家与不同规则、玩法的相互影响,会让所有的进攻和防守路径都变成复杂的网状结构。

  最终你走出来的那条路,也会变成复杂路径组合而成的网状结构,并不是一条单一路径。

  因此,有的时候,当自己被局限不能自拔的时候,不妨跳出框外思考( think out of the box ),更加主动地揣摩事物本质,找出纷繁复杂的路线中,适合自己的那一条。

  而这个时候,那条怎么走都走不通的路,似乎也没那么重要了。

  在生活的琐事中,列计划可以让我们得到短暂的休息,给我们一种安全感,但正是这种安全感给了我们一种正在努力的错觉,并在未完成时反过来成为了我们的压力。

  既然没有生活是不累的,没有工作是轻松的,那一定要让自己尽可能地高效,让自己“累有所值”

  上面的这些方法,希望能帮助你更好地完成。

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