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你懂提意见的艺术吗?

2017-01-17 作者:[美]James E. Lukasze 来源:中外管理杂志 阅读:载入中…

  引导语:同样的一件事,会有很多种看法,但是如何恰当的提出你的意见很多人都做不好。

你懂提意见的艺术吗?

  你想拥有影响力吗?大多数人会说:“当然!”具有影响力,意味着被人铭记、战略决策由你决定、你的话将影响到组织或是更大的范围,还可以在自己的职业生涯中更快地进步。

  这里有个测试,可以了解你所拥有的影响力水平——人们会因为要等你来提出重要的意见或对当前事件进行说明,而推迟会议的举行吗?人们能记住你说过的话,或者会在其他地点和场合引用你的话吗?人们会像讲自己的事情那样讲你的故事,分享你的经验吗?人们会向你学习、认可你,并用以评论他人吗?别人会征求你的意见和想法,或和你分享他们的想法吗?甚至别人希望你会更关注他的行为吗?

  不论你如何回答,在一个企业中的真实情况是:机构领导者的时间大多是面谈时间、通话时间、会议时间和思考的时间,只能从他们忙碌的工作中抽时间听取并关注你的意见。你的建议可能是有洞察力的,甚至是明智的,但如果它被置若罔闻,便毫无作用。你如何传达你的意见让它发挥重要作用,确保其他人可以听取意见并采取行动?建议你使用下面的六种方法来帮助你实现这一目标

  积极肯定

  在商业会晤中,当对方所说的内容你不同意,你可能倾向于这样做出回应:“你错了”、“这是不正确的”、“难道你不知道你在说些什么”、“显然这根本无法做到”,或诸如此类的消极方式。接下来,你可能会解释什么是正确的或告诉对方你想如何去做事情。但是,你的听众还在想怎么应对你侮辱性的否定语言,几乎不可能听进你的建设性言论。否定性评论总是让对方处于戒备状态,即使我们还有重要、积极、建设性的内容要说。

  “根除坏消息”是我给客户做的一个练习。我列出一组常见的否定短语,然后把它们转换变成肯定的。这里举几个例子来说明从否定到肯定的转换(见图表):

  这里我们学到的是:你那些不必要的负面语言,妨碍、损害了你的人际关系。根除那些否定和情绪化的用语,你将变得更加强大,并能控制几乎所有的状况。您积极肯定的态度,将能够阻隔并战胜那些消极否定的东西。大多数争论、误解、困惑、和侵略性行为,都源自于负面言语和态度。

  消除批评

  作为教训和交换意见的一种技巧,批评会导致非常糟糕的结果。你会伤害被你批评的人,让他们感到困惑。负面的意见往往导致更加消极的行为。“建设性的批评”是一个矛盾,因为落脚点还是批评。积极的成果,需要积极的语言。

  下面是一个例子:最近一个朋友给我打电话。她负责评价教会里一个新牧师的工作,新牧师已服务一年。她给信众们写了一封简短的信,要求他们提出一些批评意见。我相信,她用了“建设性批评”的字眼来让大家评价牧师的表现。她寄出了700封信。她收到了超过500份反馈,平均每份有三条意见,有的甚至更多。

  反馈是毁灭性的。如果累加所有的批评,这位牧师不可能继续从事他的工作,即使勉强工作也会很情绪化。大多数批评是负面的。有许多反映出个人的误解,几乎没有涉及教会事务以及作为教会的领袖对其日常活动的要求。我朋友的问题是:她必须让牧师知道这些信息,但如果直接告知结果,牧师将辞职无疑。

  我给她讲了一个在我的职业生涯早期学到的课程。教课的是美国最负盛名、最受爱戴、最具影响的商业沟通顾问切斯特·博格,他从事这项工作几十年,现在已经退休了。他的方法是:不去批评过去的所做所为,要求每个客户经理提出一个积极、建设性的建议,为实现目标应该如何去做。多年来,我一直遵循这种方式,而它的效力之大令人难以置信。

  我的朋友回去后使用了这种方法。她给信众写了一封短信,请他们建议三件事,由牧师在未来六至九个月的时间做出能够感动信众的事。在700名教会成员中,她收到了12个建议。每一条都可以在30至90天的期间内实施和完成。我的朋友非常诚恳地找到牧师,给他看第一次评价结果,接下来给他看他的后续工作。牧师不仅留下来了,而且在90天内完成了所有的建议所提及的工作。

  迅速行动

  换一个角度说,当面对情绪化的对手,或批评者时,我们要想取得主动权,就必须立刻行动,无论何时。

  快速地决策和行动,可以帮助你超越竞争对手和那些喜欢生活在过去中的人。高级经理或高级领导人做出反应的时间越长,解决问题会变得越复杂。在这个时代,每一个领导者,每一个值得信赖的顾问,都是通过预先应对攻击、质疑、不稳定性、恐惧、惶惑,使他们能够避免费时的会议或因为措手不及而耽误时机。

  这往往意味着:较小的决定让行动更加迅速。下面是一些有益的对策:

  当即回答。如果你面对问题,立刻给出答案,并解决问题。

  当即提问。与其等待别人提出更严重问题,不如率先发问寻求答案。

  当即挑战。如果错了,纠正。如果是对的,采取行动。如果这是一个值得考虑的选择,做出决定并采取行动。

  当即行动。如果你预感到问题将要发生,现在就动手把它消灭在萌芽中。

  当即修正。已经坏了的东西,要去修理;正在损坏的东西,应进行保护、加固。

  这里我们学到的是:那些迅速采取行动,说做就做的人,能够在竞争中脱颖而出,并鲜有批评、敌人和反对者。迅速的行动经常能挫败对手精心制定的计划,并能驳回几乎任何批评,同时更好地控制局势。

  线性思想家可能批评说:“行动越快错误越多。 ”但是,在任何情况下都会出现错误。向后推迟时间只能延迟成功,使事情变得更糟,让不可避免的错误提早发生。更快地解决这些问题,就能向成功迈进一步。(哲理日志 www.wenzhangba.com)

  关注结果

  建立个人影响力的另一个关键是:始终围绕一个目标。1995年,我参与了一项艰苦的多方谈判,工会团体、教会团体和非政府组织,各执一词、互不相让。其中,一些势力的意见非常引人注目,甚至成为街头话题。我面临的挑战是要找到一种方法,让各方坐下来面对面,对谈判焦点做出规划,并制定行动计划。

  幸运的是,有人建议我们会见一位部长。他很有名望,在处理这样一个充满政治色彩的对抗事件中,表现出不寻常的管理策略。

  我们在他的起居室见到了他,当时是12月份。这位高大的、平易近人的部长热情地欢迎我们,请我们一起坐在炉火前,听音乐。

  在这样的环境中,气氛变得轻松起来。然后,他组织我们开始讨论。这次讨论是完全以结果为重点的。也就是说,在进到他的客厅前我们之间所发生的一切都不在讨论范围之内(分歧、争论、行为、事实、虚构和谎言)。这是基本原则。

  理解这种理念所产生的威力是至关重要的。从根本上说,它告诉我们,从每个人的角度来看,他都拥有昨天、上一周、上一个月、上一年,对此每个人拥有永久的所有权——即使无限制的讨论,过去已经是既成事实,无法改变。但是,没有人拥有未来,下一个15分钟、第二天、下一周、下一个月或者下一年——因此,当我们选择了关注结果,我们就可以迅速进入话题,目标是建立一个共同的未来。

  现在回到炉火旁。每当有人在讨论中谈及过去的事情,我们的主人就会停止讨论,等到第二天再重新开始。面对面地与对手坚持这种方式的过程是很艰难的,但我们在当天下午4∶30就达成一致,并签署了一份仅有六句话的单页协议。该协议生效于1995年12月15号。而签署协议的人,和他们所代表的企业和组织,至今依然遵照执行。

  这里我们学到的是:关注明天!而对于昨天,我们只吸取积极、有益、建设性的内容和创意,并用这些正面的信息来迅速推进进程。着眼于未来,可以使你的明天脱离过去的问题、误解、主观臆断的困扰。

  额外补充:运用这一单一的概念,将大大减少会议和讨论时间。相当一部分的会议都花在解释上次会议谁没有参加、什么事情在继续、什么事情已经完成。而后,又要再次解释一些意见分歧,如果在参加上次会议的人中,有人对别人的意见产生了不同的看法,那么这种解释将占用更多的时间。往往到最后只有很少的时间讨论要做的事。而跳过昨天直接到明天,将节约大量时间。

  今天结束,明天才能开始。如果今天由昨天支配,只会导致更多的问题,甚至可能失去一个成功的明天。从此刻出发,将更快地到达未来。

  循序渐进

  影响力不是一天建立起来的,每个有威望的人都有着坚实的实践基础。我们在这里称为:循序渐进。循序渐进者追求成功地向前一步步走,而不是一步到位地解决问题。他们认识到,逐步取得的进展,往往是按照既定的思维模式和经验,以直觉和战略思考,经过了严谨的探索和研究得来的。这样实际上可以得到更有力的见解。循序渐进的人会把问题分解成若干可以解决的部分,各个击破,并迅速解决每一个新出现的问题。

  循序渐进者实际上在为领导和企业所关注和发现的重大突破做准备。发现这种突破是幸运的,但运气是有限的。运气其实青睐于那些在日常生活中坚持不懈、循序渐进的人。正如巴斯德的一句名言所说:“机会倾向于有准备的头脑。”

  最可信的建议者是坚持不懈和有心的人,他们的习惯是:

  每天要成长、学习。

  帮助那些每天都有积极进展的人。

  指出并谈论这些积极的进展,每天进行指导或鼓励

  评价每天他们所学到的,然后把这些经验传授给他人。

  额外补充:循序渐进的方法,同样也是最节约时间、最有效率的方法。很多人,尤其是在现代社会里,喜欢找捷径、喜欢颠覆,认为这样能更高效地解决问题。但真正的捷径从来都是脚踏实地,任何提升都是量变到质变的过程。俗话说:“罗马不是一天建成的。”

  务实

  你的信誉,建立在你的真实能力之上,而不是一系列的目标或概念,你可以夸口,但如果只能部分实现,或者无法实现所有事情,那你将失去你的影响力。务实的建议者更关注什么是可行的。

  一个更有趣的关于务实的故事,出现在杰克·韦尔奇的书中。一次,一位核工程师为杰克·韦尔奇做了一个小时的报告,说明他们将如何在美国每年销售三个核反应堆,来挽救GE在核能源上的业务。

  一个小时后,韦尔奇若有所思地回答说:我们的意图再怎么好,核反应堆恐怕不会再次在美国销售,所以我们需要把重点放在其他方面的一些业务上,更多地服务于现有的核设施。现在,通用电气在提供核设施服务的种类上是最多的。韦尔奇先生是一位务实的领导者。

  这里我们学到的是:一位务实者的言论与现实相符。要学会换位思考。从别人的角度出发去看世界。从他人的角度出发,用他人的认知,去帮助他们自己实现认识问题并解决问题。从而又赢得他人的帮助,实现自己的目标。卡内基是正确的:“从别人的角度帮助别人,别人就会从你的角度帮助你。”

  额外补充:有效地提出意见是一种战略能力,有助于推动个人、组织、文化和社会向前进步。在工作中,特别是对一个渴望成为有影响力的人来说,最大的挫折之一是,没有被邀请参加重要会议或受邀但为时已晚。想要成为有影响力的人,让所有的重要人物都等待你的意见,原则是要做到有心、有建设性,保持积极的态度,帮助那些能够接受你提供的帮助的人。这样你才能建立真正的影响力。对于任何重要决定的讨论,你将早早地得到邀请。甚至他们会推迟会议,等待你的到来。

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